À première vue, le logiciel Excel de Microsoft peut en effrayer certains et on comprend bien pourquoi. Entendre parler de données, de tableaux, de plage de calcul, de colonne, de ligne, de formule ou de cellule pour ne citer que ces termes empruntés au langage propre à Excel à de quoi effrayer quand on n’y connaît rien. Mais pour peu que l’on s’y intéresse et avec un peu de pratique, l’utilisation d’Excel dans sa vie personnelle ou professionnelle permet une meilleure organisation et un gain de temps précieux. Intéressons-nous d’un peu plus près à Excel.
Les différentes utilisations d'un tableau sur Excel sont multiples. Un tableau Excel permet de mettre en place des outils d'analyse. Grâce à l'outil, un utilisateur peut créer un tableau de chiffres d’affaires, synthétiser des informations en intégrant des données mises dans des cellules et séparées par des lignes et des colonnes. Un tableau Excel peut être utilisé pour effectuer n'importe quel type de calcul comme les dépenses du foyer. Pour les entreprises, cela permet de créer des fichiers clients.
Pour faire un tableau croisé dynamique sur Excel, il faut procéder en 4 étapes :
Quand on découvre Excel pour la première fois, on n'imagine pas à quel point son utilisation va changer notre vie professionnelle. Et pourtant, faire un tableau Excel permet de gagner en esprit d'analyse. Plus besoin d'un répertoire en papier pour enregistrer les contacts de ses fournisseurs. Il suffit de créer un tableau Excel dans lequel on insère des données (nom de ses clients) dans des cellules (cases) qui vont être classées en colonnes dans lesquelles on pourra par exemple entrer le nom de son client, de sa société, son adresse ou son numéro de téléphone.
Il est possible de créer autant de colonnes que nécessaires. Chaque colonne à sa fonction et son utilité. Quand chaque cellule est renseignée, il est temps de passer à la mise en forme d'un tableau Excel. Les colonnes sont séparées par des lignes et pour chaque ligne ou colonne, on peut choisir de tracer une grosseur de trait différente qui permet au moment de regarder ou d'imprimer sa feuille Excel d'avoir un répertoire (puisque nous avons pris cet exemple) avec un visuel propre. Si plus tard, vous avez un contact à rajouter, il suffit d'insérer une ligne entre deux lignes. Ou une colonne entre deux colonnes et d'enregistrer le document Excel.
Au-delà de l'exemple du répertoire, Excel de Microsoft permet d'entrer des formules de calcul dans un tableau qui vont permettre d'effectuer des analyses précises en tous genres en étudiant les données d'une colonne ou d'une cellule (chiffre d'affaires, suivi de stock, total des heures travaillées, etc.). Chaque formule peut intégrer une plage de données différentes, lesquelles par la suite peuvent être représentées sous forme d'un tableau Excel, auquel on donne le style voulu.
Les formules de calcul et la plage de données créées, il est temps de passer à la mise en forme d'un document Excel. Lorsque l'on parle de la mise en forme sur Excel ou dans un tableau Excel, on évoque plus ou moins le style du document Excel. Il est possible de sélectionner pour chaque cellule, chaque colonne, chaque ligne un style d'écriture, une couleur, un format. La taille des colonnes peut être paramétrée et les lignes qui séparent les cellules peuvent aussi être colorées ou plus ou moins épaisses suivant l'envie. Chaque colonne, chaque ligne peut prendre la forme voulue.
Chacun en fonction de ses préférences peut donc créer des documents ou des tableaux Excel personnalisés. Une bonne mise en forme de ses données dans chaque colonne, dans chaque cellule permet qu'un tableau Excel soit facilement compréhensible. Il est important que les lignes et les cellules soient séparées d'un trait ou colorés pour faciliter la lecture d'un tableau Excel.
Si on souhaite se faire accompagner pour apprendre à créer un tableau Excel, on ne sait pas toujours vers qui se tourner. C'est pourquoi, il existe des organismes de formation comme ABC formation Continue. En s'adressant à cet organisme, il est possible de suivre une formation Excel qui va être pensée en fonction du niveau, des disponibilités, des compétences et des besoins de chacun.
Trois formules sont proposées. L'une avec un formateur dédié, une autre alternant E-learning et formateur dédié et une troisième par téléphone ou visioconférence. En plus des formations Excel, ABC formation Continue propose de nombreuses autres formations que vous pouvez découvrir sur leur site. Toutes les formations proposées peuvent être financées via son compte CPF pour partie ou en totalité que l'on soit en recherche d'emploi ou salarié.
Lire aussi : Top 10 des astuces Excel à connaître
commentaires